Mistä on kehittyvä organisaatio tehty?

Greenstepin auditoija, Payroll Service Partner Hanna Mursula ja Monetra Oulun palveluasiantuntija Tanja Määttä keskittyvät ohjelman ominaisuuksiin.

Lattialle voisi pudottaa vaikka koiranhäntätupsukan ja se kuuluisi, kun meneillään on palkkaprosessin auditointi. Monetra Oulun palveluasiantuntija Tanja Määttä esittelee, kuinka hän käyttää järjestelmää ja miten hän siellä toimii. Vieressä tilannetta tarkkailee auditoija Hanna Mursula, joka on Greenstep-konsulttiyhtiön Payroll Services Partner. Hiljaisen työskentelyn keskeyttävät ainoastaan ajoittaiset tarkentavat kysymykset ja toteamukset: ”Näyttää tehokkaalta” ja ”Mistä tiedät tuon?”. Auditointi on osa isompaa projektia, jonka tavoitteena on saada prosessiin tehoja. Mistä on kyse, palkkaprosessin omistaja, Kati Pyörälä?

”Tehostamme parhaillaan Personec F -henkilöstö- ja palkkahallinnon prosessia, ja yhtenä osana tätä auditoimme järjestelmän käyttöä. Tavoitteenamme on kehittää prosessia ja toimintatapojamme. Haluamme saada mahdollisimman suuren hyödyn järjestelmästä ja hakea näin ajan ja resurssien säästöä”, kertoo palvelupäällikkö Kati Pyörälä Monetra Oulusta. Järjestelmän tehokkaamman käytön lisäksi palkkapalveluissa on otettu käyttöön robotiikkaa, jota jatkossa on luvassa lisää. ”Tämä on yksi konkreettinen, suuri askel kohti täysdigitalisoitua talous- ja henkilöstöhallintoa”, Kati painottaa.

Kati on erittäin tyytyväinen kehityshankkeeseen: ”Ulkopuolinen auditoija tarkkailee työskentelyä, kokoaa kehityskohteet ja antaa meille niihin pohjautuvat toimenpiteet. Näin säästämme sekä omien työntekijöidemme että asiakkaidemme aikaa. Laajemmin tarkastellen tämä tuo näkemystä siihen, miten omaa työtään voi kehittää – taustalla on siis ajatus oman työn johtamisesta”, selittää Kati Pyörälä.

Voisi luulla, että tuntuu kiusalliselta, kun vieressä on tarkkailija, joka seuraa työskentelyä, mutta palveluasiantuntija Tanja Määttä on eri mieltä: ”Omalle työlleen sokeutuu ajan myötä. On vain hyvä, että joku ulkopuolinen katsoo eri silmin työntekoa. Toivottavasti tulee oivalluksia, joita voidaan laittaa täytäntöön. Ajan, joka säästyy, voi käyttää asiantuntijatyöhön asiakkaan hyväksi”, hän kertoo.

Onko vastuuntuntoisen työntekijän työssä mikään vaihe turha?

Kati Pyörälän mukaan Monetra Oulun palkkapalveluiden laatu on todella hyvää ja väki vastuuntuntoista. Nyt kun pyrkimyksenä on etsiä turhia työvaiheita ja luopua ylimääräisestä tarkastamisesta, voi herätä epäilyksiä, pysyykö työn laatu yhtä hyvänä. Eikö ole riski, jos jokin työvaihe tai tarkistuskierros jää tekemättä tai kun osa työstä siirtyy robotille? ”Olemme luottavaisia, että laatu pysyy yhtä hyvänä, sillä robotti löytää virheen helpommin kuin ihmissilmä ja se tekee tarkastustyötä väsymättä”, Kati Pyörälä vastaa ja muistuttaa, että suuret tehokkuusluvut koostuvat pienistä puroista. ”Esimerkiksi palkkaluettelon läpikäyntiin voi mennä työpäivästä tietty aika. Ja kun sen tekee toistuvasti – viikkojen, kuukausien, vuosien ajan, tähän toistuvaan rutiiniin menee aikaa huomattavasti. Tällainen mekaaninen, hieman tylsäkin työ on omiaan robotisoitavaksi”, huomauttaa Kati. Robotti tutkii luettelon sisällön, ilmoittaa havainnoista asiantuntijalle, ilmoittaa poikkeukset tai virheelliset kohdat. Asiantuntija katsoo virheet ja täydentää puutteet. ”Parannuksia saavutetaan, kun rohjetaan tarkastella asioita hieman kauempaa ja objektiivisemmin. Siksi Hanna on apunamme”, Kati mainitsee.

Kun prosessi toimii, henkilöstö voi paremmin ja asiakkaalle koituva hyöty on merkittävä

Hanna Mursulan työhön kuuluu tarkastella työskentelyä. Hän ei neuvo eikä puutu, vaan sen sijaan tekee havaintoja ja ajoittain tarkentavia kysymyksiä. ”Pyrin löytämään hyviä, tehokkaita ja monistettavissa olevia toimintatapoja, joista on kaikille osapuolille hyötyä. On tärkeä myös varmistaa, että yhteiset toimintatavat saadaan koko tiimin käyttöön eikä lipsuta takaisin vanhaan”, kertoo Hanna.

Monetra Oulun palkanlaskentapalveluiden kehittämisprojektin projektipäällikkö Helmi Similän näkökulmasta projekti on edennyt jouhevasti. ”Tavoitteena on tehostaa ja automatisoida koko palkanlaskentaprosessia siten, että palkanlaskentajärjestelmä Personec F ja tähän liittyvä ESS-järjestelmä, palkanlaskentaprosessi ja asiakas toimivat yhteen parhaalla mahdollisella tavalla”, hän kertoo. Kehitystyön tavoitteena on myös, että asiakkaalle prosessin tehostuminen näkyisi vieläkin parempana palveluna ja laadun parantumisena. Samalla asiantuntijoiden aikaa vapautuu asiakkaan mahdollisten erityistarpeiden huomioimiseen.