Tärkeät lenkit täysdigitaalisessa arkistopalveluketjussa

Canonin järjestämässä Prosessin- ja tiedonhallinnan asiakaspäivässä saatiin havainnollinen esimerkki siitä, kuinka sujuvaa yhteistyötä Monetra ja Canon tarjoavat sähköistä arkistopalvelua hankkiville asiakkailleen.

”Tavoitteenamme on tarjota asiakkaillemme täysdigitaalista palvelua, jossa Monetran palvelussa syntyvän tiedon muoto ei katkea prosessin missään vaiheessa: syntysähköinen tieto säilyy sähköisessä muodossa”, kertoi tuotepäällikkö Henriikka Syväjärvi Monetran puheenvuorossa, joka käsitteli arkistoratkaisun roolia osana palvelukokonaisuutta. ”Canon linkittyy erittäin hyvin Monetran palveluketjuun ja on luotettava kumppanimme.

Asiakasvolyymien nousu näköpiirissä

Monetra valitsi Canonin kilpailutuksen tuloksena kumppanikseen. ”Kokonaisuudessaan Canonin Therefore on taipuisa järjestelmä, jolla voidaan vastaisuudessa toteuttaa monenlaisia arkistoinnin asiakastarpeita ja se on myös MonetArkisto-palvelun pohja”, kertoo arkistoasiantuntija Katja-Leena Heikkilä.

”MonetArkistoksi nimeämämme kokonaispalvelun kysyntä on ollut erittäin vireää ja asiakasvolyymit ovat jatkuvassa kasvussa”, Katja-Leena toteaa. Graafit kertovat palvelun kysynnän ja asiakirjavolyymien kasvun jyrkkyydestä: siinä missä vuonna 2021 oli 2,1 miljoonaa arkistoitavaa asiakirjaa, vuoden 2022 luku on lähes kolminkertainen: 6,1 miljoonaa. ”Tällä hetkellä integraatiot on toteutettu kolmesta palvelujärjestelmästämme, mutta lisää integraatioita on toteutusvaiheessa”, Henriikka Syväjärvi mainitsee.

MonetArkisto on täysdigitaalisen materiaalin päätepiste

Koska nykyisin kaikki tieto on sähköisissä järjestelmissä, myös niissä syntyvä, lakisääteisesti säilytettäviksi määritelty materiaali tulee säilyttää sähköisessä muodossa. ”Syntysähköisen datan elinkaaren päätepiste on MonetArkisto. Tämä tarkoittaa, että tiedon muoto ei katkea missään vaiheessa”, Henriikka ja Katja-Leena selittävät. Palvelu tukee asiakasta tiedonhallintalain ja tietosuoja-asetuksen vaatimusten toteuttamisessa sähköisen säilytyksen osalta.

Kiinnostuitteko sähköisestä arkistoinnista? Tiedustelkaa lisää Monetra-asiakkuuspäälliköltänne!