Sijainen saadaan yksikköön puolessa tunnissa

Hiirosenkodin lyhytaikaishoidon yksikössä on meneillään tyypillinen kiireinen päivä, kun palveluesimies Marja Miettunen saa tiedon seuraavan päivän aamuvuorolaisen sairastumisesta. Ikäihmisten lyhytaikaishoidon palveluiden yksikössä tarvitaan kaikki käsiparit, joten yllättävät poissaolot käynnistävätkin toimenpiteitä. Miettunen ilmoittaa sijaistarpeesta saman tien Monetra Rekrytointipalveluiden sijaisrekrytointiyksikköön.

Ilmoitus julkaistaan sijaisten keikkakalenterissa, joka on nähtävillä kelpoisuusehdot täyttäville ja rekisteriin ilmoittautuneille sijaisille. Heistä nopein voi ilmoittautua vastaanottamaan työn ja seuraavan päivän miehitys Hiirosenkodissa on kunnossa.

Palvelujohtaja Jussi Kauppi Monetra Rekrytointipalveluista kertoo, kuinka asiakkaan arkea on pystytytty helpottamaan: ”Me teemme kaiken taustatyön sijaisen hakemisesta työsopimuksen laadintaan. Esimiehen tehtäväksi jää siis vain sijaistarpeen ilmoittaminen ja työsopimuksen hyväksyminen.” Marja Miettunen on ollut palveluun tyytyväinen. ”Monetra on todellakin säästänyt aikaamme ja vähentänyt huoltamme tilanteissa, joissa henkilökuntaamme on yllättäen vähemmän kuin mitä tarvitsemme”, hän kiteyttää.

Sijaisrekrytointipalvelu koituu kaikkien hyödyksi

Sijaisten saatavuus on erittäin tärkeää monesta näkökulmasta tarkastellen. Ensinnäkin palveluyksikön asiakkailla tulee olla lakisääteisesti aina riittävä määrä hoitajia. ”Toisekseen meillä esimiehellä on tyypillisesti vastuullamme laaja-alaisesti henkilöstö- ja taloushallinnollisia tehtäviä, jonka lisäksi toimimme paljon asiakasrajapinnassa. Sijaisvälitys voisi prosessina olla erittäin aikaaviepää, mutta koska palvelu on ulkoistettu ja sähköistetty, tällaiset poikkeustilanteet liiemmin päiväämme kuormita, vaan voimme keskittyä tehtäviimme luottavaisin mielin. Nimenomaisesti äkilliset, lyhytaikaiset sijaisuudet on meillä kysytyin palvelu”, hän mainitsee. Kolmanneksi näkökulmaksi Miettunen nostaa esille alalla vallitsevan korkean työmoraalin. Jos työntekijällä on epäilys siitä, että sairauspoissaolo vaikeuttaa asiakkaiden ja kollegoiden arkea, pois jäämiseen syntyy kynnys, mikä pahimmillaan voi luoda työturvallisuusriskejä.

Tärkeimmäksi asiaksi Miettunen kuitenkin näkee työvuorojen kohtuulliset kestot. ”Kun tarvittavaan vuoroon saadaan pätevä sijainen, ei vakihenkilökunnan tarvitse tehdä enää pitkää päivää”, hän mainitsee. Sijaisvälityspalvelu toimii myös hyvänä väylänä alalle ja tuo työllistymismahdollisuuksia helpommin saataville. Näin ollen Monetran sijaisvälityspalvelu koituu kaikille hyödyksi.

Järjestelmän helppokäyttöisyys kannustaa käyttämään palvelua

Sijaisrekrytoinnin tärkeänä moottorina toimii Kuntarekry-järjestelmä. ”Olemme olleet siihen oikein tyytyväisiä, sillä se on helppokäyttöinen ja sijaistarpeen ilmoitus käy muitta mutkitta”, kertoo Marja Miettunen. ”Äkilliseen tarpeeseen saatamme sijaisen alle puolessa tunnissa. Voin seurata, milloin rekrytointiyksikkö on ottanut sijaistarpeen käsittelyyn.” Ennalta suunniteltuun sijaisuuteen sijaisen saaminen kestää hieman pidempään. ”Syötän sijaistarpeen aamu-, tai iltavuoro ja kerron millaiseen tarpeeseen sijaista haen ja voin esittää myös toivomuksia henkilöstä. Viimeisenä asiana kysytään vielä, milloin tarvitsen tiedon sijaisesta. Tämä on toiminut hienosti”, kehuu Miettunen.

Sijaistarpeen ilmoittamisen jälkeen esimiehelle tulee viesti siitä, kuka on hyväksytty tähän sijaisuuteen. ”Hetken päästä saan ilmoituksen, että myös työsopimus on valmis. Tästä tulee ilmoitus, ja voin käydä hyväksymässä työsopimuksen”, sanoo Miettunen.

Pilotin aikana kehitystyö on toiminut erinomaisesti yhdessä asiakkaan kanssa.  Monetra on ottanut aktiivisen roolin sijaisrekrytointipalvelun kehittämisessä ja on ottanut asiakaspalautetta herkällä korvalla vastaan. ”Sijaisrekrytointipalvelu on tuonut omaan työhöni lisää rauhaa ja aikaa. Voin keskittyä ydinasioihimme, kun Monetra huolehtii rekrytoinnit”, Miettunen toteaa.

Teksti: Sanja Starck