Slide

Monetran palvelut Pirkanmaan hyvinvointialueelle

HR- ja palkkapalvelut

 

Palkanlaskentapalvelut

Palkanlaskenta on monen tahon tarkkaa yhteistyötä.

Palkanlaskennassa on tärkeää oikeiden tietojen toimittaminen sovitun aikataulun mukaisesti Monetran palkanlaskentaan. Saadut tiedot vastaanotetaan ja käsitellään Monetran palkanlaskennassa, jonka jälkeen palkat laitetaan maksuun yhteistyössä Monetran maksuliikenteen kanssa. Viimeisenä etappina ennen palkan näkymistä palkansaajan tilillä on vielä pankkien osuus maksatuksessa.

Monetran palkanlaskenta vastaa Pirkanmaan hyvinvointialueelta toimitetun palkka-aineiston pohjalta hyvinvointialueen henkilöstön palkkojen sekä palkkioiden maksatuksesta sovitussa aikataulussa.

Pirkanmaan hyvinvointialue työnantajana vastaa oikean aineiston toimittamisen lisäksi työehtosopimusten ja työlainsäädännön tulkinnasta sekä ohjeistuksesta. Työnantaja ja työntekijät vastaavat sovittujen prosessien mukaisesti palvelussuhteessa tapahtuvien muutosten tallentamisesta järjestelmiin sekä henkilötietojen oikeellisuudesta.

Palkkalaskelman lukuohje (video)

Työajanhallintapalvelut

Monetran työajanhallintapalvelut ovat osa henkilöstö- ja palkkahallinnon palveluita.

Työajanseurantajärjestelmä Nepton tulee ensimmäisessä vaiheessa käyttöön vaiheittain niille, jotka siirtyvät Pirkanmaan hyvinvointialueelle muualta kuin Tampereen kaupungilta tai PSHP:ltä.

Työajanseurantaa ovat esimerkiksi työaikakirjaukset kuten työn aloitus- ja lopetusaikojen kirjaaminen. Nepton-järjestelmää voidaan käyttää leimaamalla kiinteällä leimauspäätteellä sekä selaimessa mobiilisti ja tietokoneella. Työntekijä pystyy itse korjaamaan kirjauksiaan ja seuraamaan mahdollisia työaikakertymiä reaaliajassa.

Henkilötiedot ja koko päivän poissaolot siirtyvät Neptoniin HR-järjestelmästä, joten niitä ei tarvitse kirjata erikseen Neptoniin. Palkkatapahtumat, kuten ylityöt siirtyvät palkanmaksuun suoraan Neptonista. Osalle Nepton käyttäjistä jää käyttöön myös Titania-järjestelmä, jossa tehdään työajantulkinta.

Monetra tarjoaa Nepton-järjestelmän pääkäyttäjätuen hyvinvointialueen esi- ja yhteyshenkilöille. Hyvinvointialueen henkilöstö on yhteydessä omaan esihenkilöönsä järjestelmää ja palvelua koskevissa kysymyksissä.

 

Matka- ja kulunhallintapalvelut

Matka- ja kulunhallintapalvelut ovat osa Monetran henkilöstöhallinnon palveluita. Matka- ja kulunhallinnan järjestelmä on M2.

Monetra toimii M2-järjestelmän pääkäyttäjänä ja hoitaa yhteydet järjestelmän toimittajaan sekä antaa teknistä tukea PIrkanmaan hyvinvointialueen sovituille yhteyshenkilöille. M2-järjestelmässä tehdään niin matkasuunnitelmat ennen matkaa kuin matka- ja kululaskut matkan jälkeen.

Monetrassa hoidetaan matka- ja kululaskujen maksatus asiakkaan tekemien laskujen perusteella. Hyvinvointialue puolestaan vastaa laskujen tarkastamisesta ja hyväksymisestä sekä matkojen varaamisesta.  Matka- ja kululaskut voi tehdä M2-järjestelmässä niin selaimella kuin mobiilistikin. Mobiilisti on käytössä myös kätevä ajopäiväkirjaominaisuus, jolla voit rekisteröidä ajetut kilometrit jo matkan aikana.

Hyvinvointielueen henkilöstön perustiedot ja työsuhteen tiedot siirtyvät M2-järjestelmään suoraan palkanlaskentajärjestelmästä.

 

Talouspalvelut

 

Ostoreskontra- ja ostolaskupalvelut

Monetran ostoreskontra- ja ostolaskupalvelut ovat osa talouspalveluiden kokonaisuutta.

Ostolaskut ovat laskuja Pirkanmaan hyvinvointialueen ostamista tavaroista ja palveluista, ja ostoreskontra taas muodostaa toimittajakohtaisen luettelon käsitellyistä ostolaskuista sekä niiden maksamisesta. Ostoreskontrassa voidaan mm. seurata erääntymässä olevia laskuja tai tarkastaa milloin tietty lasku on käsitelty.

Monetra huolehtii hyvinvointialueen ostoreskontran hoidosta, ostotilauksellisten laskujen täsmäyttämisestä ja ostolaskujen maksatuksesta. Myös hyvinvointialueen ostolaskujen vastaanotto sekä niiden edelleen reititys järjestelmässä asiatarkastajalistan mukaisesti hoidetaan Monetralla. Ostolaskut käsitellään Baswaren P2P-järjestelmässä. Monetran palvelukokonaisuuteen kuuluu myös laskuoperaattoripalvelun ja laskuportaalin hallinta sekä toimittajarekisterin ylläpito.

Pirkanmaan hyvinvointialue vastaa ajantasaisen asiatarkastajalistauksen sekä käyttäjäoikeustietojen toimittamisesta Monetraan, laskujen asiatarkastuksesta ja hyväksynnästä. Asiatarkastajan rooli on tyypillisesti tarkastaa laskun sisällön oikeellisuus ja tiliöidä lasku ennen hyväksyntään lähettämistä. Oikeiden tunnistetietojen (esim. viitetieto) pyytäminen laskulle tavaraa tai palvelua tilattaessa kuuluu aina tilaajan vastuulle. Oikein ilmoitetut tunnistetiedot myös auttavat laskun automatisoinnissa ja helpottavat näin ollen laskun käsittelyä.

Pirkanmaan hyvinvointialueen ohjeistus laskutusosoitteista (www.pirha.fi)

Kirjanpito- ja tilinpäätöspalvelut

Monetran kirjanpito on osa talouden palveluita Pirkanmaan hyvinvointialueelle.

Kirjanpitotiimi vastaa pääkirjanpidon kokonaisuudesta. Palveluihin kuuluu kirjanpidon päivittäisasioita, kuten muistiotositteiden tallennusta, käyttöomaisuuskirjanpitoa, rahastojen hoitamista ja arvonlisäverotilityksiä. Lisäksi Monetra tuottaa hyvinvointialueelle tilinpäätös- ja konsernitilinpäätöslaskelmia, viranomaisraportointia sekä muuta raportointia tarpeen mukaan. Kirjanpitotiimi toimii myös asiantuntijoina kirjanpidon ja verotuksen asioissa sekä osallistuu vaativien laskentatehtävien suunnitteluun.

Kirjanpidon näkökulmasta Pirkanmaan hyvinvointialue vastaa omasta talousprosessistaan ja siihen liittyvien ohjeiden sisällöstä ja ylläpidosta sekä oman taloutensa suunnittelusta, toteumatietojen seurannasta ja raportoinnista. Lisäksi Pirhalla on vastuu tietojen oikeellisuudesta.

Kausittaisten ja tilivuosittaisten tehtävien suunnittelua ja aikataulutusta tehdään tiiviissä yhteistyössä Monetran ja hyvinvointialueen välillä.

 

Myyntireskontra- ja laskutuspalvelut

Monetrassa hoidetaan Pirkanmaan hyvinvointialueen laskuttamiseen ja myyntireskontraan liittyvät tehtävät, sekä perinnän tehtävät.

Myyntilaskut ovat laskuja hyvinvointialueen tuottamista palveluista, kuten esimerkiksi vastaanottokäynneistä terveysasemilla tai hammashoitoloissa. Monetralla huolehditaan asiakasrekisterin ylläpidosta, myyntilaskutusaineistojen vastaanottamisesta ja käsittelystä sekä laskutusajojen tekemisestä ja laskujen toimittamisesta loppuasiakkaille laskuoperaattorin välityksellä.

Myyntireskontrassa seurataan maksusuorituksia, ja tarvittaessa selvitetään virheellisiä viitesuorituksia, liikamaksuja ja niiden palautuksia. Myyntireskontrassa kirjataan mahdolliset muutokset laskujen maksuajassa, vastataan laskujen siirtymisestä perintään ja selvitellään jo perintään siirtyneiden laskujen tilannetta yhdessä perintäkumppani Suomen Kuntaperinnän kanssa.

Maksuliikennepalvelut

Monetran maksuliikennepalvelut ovat osa talouden palveluita Pirkanmaan hyvinvointialueelle.

Hyvinvointialueen pankkitilien tiliotteet sekä listaus viitteellisinä maksetuista suorituksista hyvinvointialueen tileille noudetaan pankeista päivittäin. Maksuliikennetiimi tiliöi tiliotetapahtumat sekä siirtää ne sovitusti kirjanpitoon. Monetra tehtäviin kuuluu, myös pankkiin lähetettävien maksuaineistojen kuten ostolaskut, palkat ja matkalaskut välittäminen pankkiin sekä hyvinvointialueelta tulleiden yksittäismaksumääräysten tallentaminen ja maksaminen. Kassaennustejärjestelmään, jolla ennustetaan kassavarojen kehitystä ja riittävyyttä, huolehdimme automaattisesti pankkitilien sekä sovituttujen myynti- ja ostoreskontran tiedot ennusteen pohjaksi. Monetra hoitaa hyvinvointialueen kassapisteen (Frenckell) asiakaspalvelun, kaikki muut kassan hoitoon liittyvät tehtävät sekä tarvittavan kassajärjestelmän.

Monetran palvelukokonaisuuteen kuuluu myös rahahuoltopalvelu, joka sisältää mm. rahatilitykset, vaihtorahatilaukset sekä noutokuljetukset. Verkkomaksamisen ratkaisu liitettynä hyvinvointialueen verkkokauppaan kokonaisuus toteutetaan myös Monetran palveluna.

Pirkanmaan hyvinvointialue vastaa tiliöintitietojen ilmoittamisesta Montralle niiden saapuvien suoritusten osalta, joissa ei ole maksuviitettä. Yksittäismakumääräyslomakkeet täydennetään ja hyväksytään hyvinvointialueella, ennen kuin ne lähetetään Monetralle. Hyvinvointialueen omissa järjestelmissä muodostetut maksuaineistot toimitetaan sovitulla tavalla Monetralle, josta maksuaineistot välitetään pankkiin. Kassaennusteen sisältövastuu ja tulkinta kuuluu hyvinvointialueelle.

 

Tulkkaus- ja käännöspalvelut

Tulkkaus- ja käännöspalveluilla edistetään viestinnän ja asioiden hoidon sujuvuutta sekä oikeusturvan toteutumista.

Hyvinvointialueen työntekijät voivat tilata Monetra Tulkkipalvelusta tulkkaus- ja käännöspalveluja silloin, kun asiakkaan suomen kielen taito ei riitä viranomaisten kanssa asiointiin. Valtaosa Monetra Tulkkipalvelun tuottamista palveluista on asioimistulkkausta, jossa viranomainen ja hänen muunkielinen asiakkaansa keskustelevat tulkin välityksellä. Tulkkaus voidaan toteuttaa joko läsnäolotulkkauksena tai etätulkkauksena video- tai puhelinyhteyttä hyödyntäen. Blitz Salamatulkkaus eli mobiilisovelluksen kautta toteutettu pikatulkkaus on verraton apu ennakoimattomissa ja äkillisissä tulkkaustarpeissa. Jos asiakkaalle täytyy pikaisesti saada välitetyksi jokin lyhyt viesti, voidaan käyttää viestinvälityspalvelua.

Käännöspalveluissa painopiste on asiakirjojen käännöksissä, mutta yhtä hyvin käännöspalvelua voi hyödyntää vaikkapa erilaisten ohjeiden tai markkinointitekstien kääntämiseen. Käännöspalveluissa tehdään myös kielentarkistusta eli oikoluetaan muulla kielellä kuin suomeksi kirjoitettuja tekstejä.

Tulkkipalvelun tiimi koostuu laajasta verkostosta, johon kuuluu lähemmäs 400 tulkkia ja kääntäjää sekä asiantuntijayksikkö, joka koordinoi toimintaa. Vuonna 2022 tulkkipalvelu tuotti palveluita lähes sadalla eri kielellä.

Palveluita voi tilata joko Tempo-portaalin kautta tai puhelimitse. Tulkkipalvelun asiantuntijat myös perehdyttävät palveluiden käyttöön sekä ohjeistavat monikielisen asiakastilanteen toteuttamisessa.

Tutustu lisää: www.monetratulkkipalvelu.fi