Usein kysytyt kysymykset

Sopimuksiin pääsee osallistumaan kuka tahansa Monetra Oulu Oy:n osakkeen omistaja. Monetra Oulu Oy:n osakkeen hankkimisesta voi olla yhteydessä palvelujohtaja Jussi Kauppiin (jussi.kauppi(@)monetra.fi, p. 044 703 0620). Jokaisen osakkeen omistajan, joka on kiinnostunut olemaan mukana yhteishankinnoissa, tulee ilmoittaa hankintayhteyshenkilö, jolle toimitetaan kysely mukanaolosta kaikkiin yhteishankintoihin liittyen.

Mikäli olette sitoutuneet sopimukseen, olette velvollisia ostamaan sopimustoimittajalta.

Ilmoittamalla halukkuutenne osallistua hankintaan ja nykyisen sopimuskautenne päättymisen asiaa hoitavalle hankinta-asiantuntijalle, voimme kirjata teidät sopimukselle mukaan oman sopimuskautenne päättymisestä alkaen.

Olemalla rohkeasti yhteydessä sopimuksesta vastaavaan hankinta-asiantuntijaan. Muistathan tarkistaa omalta esimieheltäsi luvan osallistua työryhmätoimintaan.

Työryhmä on hankintaan sitoutuneiden asiakkaiden edustajista koottu asiantuntijaryhmä, joka osallistuu tiiviisti hankinnan valmisteluun ja mm. sopimuskauden aikaiseen seurantaan esim. mahdollisten hinnankorotusten käsittelyyn. Hankinnan valmisteluun on myös mahdollista osallistua asiantuntijana, joka kommentoi tarjouspyyntöä pääasiassa sähköpostin välityksellä.

Monetra Oulu Oy:lle rikosrekisteriotetta ei voi toimittaa tietoturvasyistä sähköpostitse. Rikosrekisteriote toimitetaan hankintapalveluiden pyynnöstä joko postitse tai sen voi käydä esittämässä henkilökohtaisesti.

Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi kysymykset tulee toimittaa Tarjouspalvelu.fi:n kautta määräaikaan mennessä.

Usein tarjouspyynnöissä on määritelty pakolliset laatuvaatimukset siten, että vertailu voidaan tehdä hinnalla. Määritelty taso vastaa tilaajien tarvetta ja eikä ylimääräisen laadun pisteyttäminen ole kustannustehokasta. Sopimuskauden aikana seuraamme yhteistyössä tilaajien kanssa tuotteiden laatua, että ne vastaavat tarjouspyynnössä määriteltyä tasoa. Mikäli tarjotun tuotteen laatu ei käytössä vastaa pyydettyä, valitun toimittajan tulee vaihtaa tuote laadullisesti parempaan ilman hinnanmuutosta.

Hankintapalveluissa yksi hankinta-asiantuntija vastaa useammasta yhtäaikaisesta kilpailutuksesta ja sopimuksesta. Vertailu pyritään tekemään mahdollisimman pian ottaen kuitenkin huomioon kilpailutuksen laajuus ja aikataulut.

Sinun tulee laittaa kysymys tarjouspyynnössä ilmoitettuun määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta hankintapalveluille, jossa kerrot kantasi asiaan. Hankintayksikkö arvioi yhteistyössä tilaajien kanssa vaatimuksen kohtuullisuuden. Tarjouspyynnön ehtoja ei voida enää tarjousten jättöajan jälkeen muuttaa. Jättäessään tarjouksen tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin.

Tilaajat ovat määritelleet tuotteet tarpeensa mukaisesti. Hankintayksikkö ei voi hyväksyä vertailuun tuotetta, joka ei vastaa pyydettyä. Vaikka tarjoajan tuote olisi parempi kuin tarjouspyynnössä määritelty tuote, ei sitä voida hyväksyä vertailuun, mikäli tarjouspyynnössä määritellyt pakolliset vaatimukset eivät tuotteen osalta täyty.

Käytämme laajasti tarjouspyyntöjä työstäessämme hyödyksemme teknisiä vuoropuheluita tilaajien ja potentiaalisten tarjoajien kanssa. Tässä vaiheessa tarjoajien kannattaa olla aktiivisia tuotteiden määrittelyjen osalta ja esittää muutosehdotuksensa tuotteiden määrittelyihin, jolloin hankintayksikkö arvioi yhteistyössä tilaajien kanssa mahdolliset muutokset tarjouspyyntöön.

Vaikka sama on mahdollista myös kysymykset ja vastaukset osiossa tarjouskilpailun aikana, on tarjouspyynnön muuttaminen tässä vaiheessa työläämpää sekä tilaajalle että tarjoajille, joten muutosehdotukset tarjouspyyntöön kannattaa antaa teknisen vuoropuhelun aikana.